Déménagement de bureaux : organisation, prix et devis

Déménager les bureaux d’une entreprise n’est pas simple. Pour que tout se passe au mieux pour les salariés comme pour les clients, il faut anticiper l’événement et avoir une organisation sans faille. En plus du transfert du mobilier, des dossiers et du matériel informatique, il faut prendre en charge les nombreuses tâches administratives et trouver les bons déménageurs. Aujourd’hui, nous vous proposons de faire un point complet sur le déménagement de bureaux afin d’être performant à chaque étape.

Pourquoi déménager son entreprise ?

Déménager une entreprise est bien plus complexe que déménager un logement. Mais pourquoi une société décide-t-elle de changer de locaux ? Parfois ce changement se fait sous la contrainte. Les locaux sont voués à disparaître ou le bail de location n’a pas été renouvelé. Parfois, le déménagement est souhaité par l’entreprise. C’est le cas quand l’activité s’intensifie ou qu’elle évolue.

Comment organiser le déménagement des bureaux ?

Prévenir les employés

Le déménagement de bureaux est un événement. C’est aussi une opération très complexe qui nécessite une implication de tous les collaborateurs. Ces derniers doivent être avertis le plus rapidement possible. D’ailleurs, vous pouvez même les faire participer aux visites des futurs locaux ! Une fois que vous avez choisi vos futurs bureaux, il faudra faire une annonce officielle.

• Si l’entreprise déménage dans le même secteur géographique, les salariés sont obligés de suivre. Bien sûr, chaque cas peut être étudié. Il faut parfois prendre en considération le temps de trajet et l’accès aux transports en commun.
• Si les salariés ont signé une clause de mobilité, ils doivent suivre leur entreprise. Si la nouvelle localisation des bureaux ne leur convient pas, ils peuvent mettre fin à leur contrat grâce à la rupture conventionnelle ou être licencié pour motif personnel.
• Si l’entreprise déménage en dehors du secteur géographique, les salariés ne sont pas contraints de la suivre.

Les démarches administratives

En fonction des effectifs, il peut être obligatoire de consulter le comité social et économique (CSE) renseignez-vous sur ce point !

Par ailleurs, il faudra envoyer un préavis de déménagement pour mettre fin au bail de location. Pour les entreprises, le délai est de 6 mois. Le courrier doit être envoyé au propriétaire par lettre recommandée avec accusé de réception. Attention ! En cas de non-respect des délais, des pénalités financières sont appliquées.

Dresser un inventaire pour budgétiser le déménagement

Pour déménager des bureaux, il faut bien estimer le volume d’affaires. Pour ce faire, chaque département et même chaque collaborateur doit dresser un inventaire. Il faut lister le matériel, les équipements et les documents qui seront à déménager. Il est judicieux de nommer un responsable dans chaque équipe ou chaque service. Il n’est pas nécessaire que cette personne soit le ou la responsable. Les managers ont en effet beaucoup de travail auprès des clients et des fournisseurs lors d’un déménagement.

Comme c’est le cas lors d’un changement de logement, il peut être utile de faire un bon tri. Ainsi, vous réduisez le volume à déménager et donc les frais. Vous pouvez aussi numériser vos archives. Cette démarche nécessite du temps, il faut donc bien l’anticiper. Le budget d’un déménagement peut être conséquent, l’estimation doit être la plus juste possible ! Ce budget peut inclure d’autres dépenses dont :

• une prime de déménagement pour que les employés puissent faire face à leurs frais,
• la rénovation des nouveaux locaux,
• les éventuelles frais de formation,
• l’acquisition de nouveaux équipements,
• le recrutement de nouveaux salariés…

Les changements d’adresse

Une fois que la nouvelle adresse est définie, il faut en informer tous les clients, les fournisseurs et autres prestataires. Rassurez-vous, aujourd’hui cette démarche est facilitée car il suffit d’envoyer un mail. Il faut aussi prévenir les organismes administratifs par courrier et faire modifier les différents contrats à savoir l’électricité, le gaz, l’eau, la téléphonie, internet ou encore les assurances. Enfin, tous les documents de l’entreprise doivent être modifiés. Pensez aussi à faire les changements sur votre site internet ainsi que sur les réseaux sociaux.

Combien coûte un déménagement d’entreprise ?

Il est difficile de budgétiser un déménagement de bureaux. En effet, plusieurs paramètres sont à prendre en considération. Parmi eux, il y a la superficie de l’espace à déménager, le volume à déménager, la quantité de matériel fragile, la distance entre l’ancien et le nouveau site et enfin l’accessibilité. Si la future entreprise est située dans le même secteur géographique que la précédente, le coût du déménagement dépend de la prestation choisie.

• Une prestation économique inclut uniquement le transport. C’est à vos équipes de se charger de la mise en carton. Pour cette formule, il faut compter 30€ à 60€ par mètre cube.
• Une prestation intermédiaire inclut le transport et la mise en carton. Le coût par mètre cube est compris entre 45€ et 75€.
• Une prestation complète inclut le démontage des différents postes de travail, la mise en carton, le transport et le remontage des postes de travail. Pour cette formule, le coût est de 70€ à 100€.

Attention ! Même si vous voulez en faire le moins possible, il faut savoir que les déménagements clé en main ne sont que très rarement proposés aux entreprises. Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, elles doivent s’investir un minimum dans le transfert des équipements et des dossiers.

Le prix du déménagement dépend aussi de la distance entre les deux sites.

Pour bien choisir les professionnels qui se chargeront de votre déménagement, il faut faire des demandes de devis. L’idéal pour bien comparer les prestations est d’avoir 5 devis. Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser un comparateur. Les professionnels se déplaceront ensuite sur votre site afin d’affiner le devis.

5 conseils pour un déménagement d’entreprise réussi

1 - Assurez-vous que tous vos collaborateurs soient impliqués

Comme nous l’avons déjà dit, vos équipes sont la force de votre entreprise. Pour que celle-ci reste performante, vous devez impliquer vos collaborateurs. En plus de se charger de leur poste de travail, ils peuvent chacun avoir des responsabilités. Si vous déléguez vos tâches à vos employés, le déménagement sera plus facile pour eux comme pour vous.

2 - Prévenez tous vos contacts

Il est important que tous vos contacts soient avertis de votre déménagement. Bien sûr, l’information est donnée quand vous procédez aux changements d’adresse, mais avez-vous pensé à tout le monde ? Il est important de faire un point complet avec l’intégralité des équipes. Si vous avez un logiciel commun, la démarche est relativement simple. Si ce n’est pas le cas, il est important de créer une base de données unique. Il faut y inclure :

• les clients,
• les anciens clients,
• les prospects,
• les fournisseurs,
• les investisseurs,
• les collaborateurs,
• les investisseurs…

Les clients et les fournisseurs les plus importants doivent être contactés directement par téléphone. Si vous avez pour habitude de les rencontrer, c’est le moment de les inviter à déjeuner. Ainsi, vous en profiterez aussi pour faire le point sur leurs éventuels besoins.

Si l’entreprise ferme le temps du déménagement, il faut également avertir les personnes concernées. Pendant tout l’événement, assurez-vous qu’une ligne téléphonique soit disponible.

3 - Préparez vos futurs bureaux avant votre arrivée

Dans le cadre d’un déménagement de bureaux, il faut minimiser le temps pendant lequel l’entreprise ne sera pas en activité. Aussi, vous devez vous assurer que les futurs bureaux soient exploitables dès l’arrivée du mobilier, des équipements et des dossiers. Tout doit être disponible : électricité, gaz, eau, internet, téléphone… Si des travaux sont à prévoir, il faut les faire avant l’arrivée des équipes.

4 - Retravaillez les locaux pour améliorer la qualité de vie au travail

Bien sûr, vous devez faire en sorte que les nouveaux locaux soient exploitables, mais il est aussi important qu’ils soient au goût de vos employés. Un déménagement est une occasion unique d’améliorer la qualité de vie au travail. Aménagez des bureaux spacieux ou mieux adaptés aux besoins de vos équipes. Vous pouvez aussi leur offrir une belle salle commune où ils pourront déjeuner ou prendre un café. Le bien-être au travail est essentiel pour optimiser la productivité de ses employés.

5 - Organisez un événement pour inaugurer les nouveaux locaux

Maintenant que tout est en place et que vous êtes à nouveau opérationnel, vous devez inaugurer les nouveaux locaux. Nous vous conseillons de faire deux événements : un pour les collaborateurs et un pour les clients. A cette occasion, vous pouvez même proposer des remises ! En effet, un déménagement est un nouveau départ. A vous d’utiliser ce changement et de le transformer en opportunité !